رسالت واحد:

سلامتي بزرگترين موهبت الهي به انسانهاست. بيمارستانها با سلامت بيمارانشان سروكار دارند. ارائه خدمات پزشكي خوب و با كيفيت به وجود پزشكان و پرستاران و ساير پرسنل خوب آموزش ديده و ماهر و تجهيزات و امكانات با كيفيت و پيشرفته احتياج دارد. علاوه بر اين خدمات پزشكي با كيفيت مستلزم وجود مدارك و مستندات پزشكي كامل و دقيق است. شرح حال و تاريخچه بيماري، گزارشات سير بيماري، معالجات و داروهاي ارائه شده، نتايج آزمايشات و گرافي ها، نتيجه درمانهاي ارائه شده و ... همگي مدارك پزشكي بيمار را تشكيل مي دهند و مطمئنا بدون وجود گزارشات دقيق، جامع، به موقع، قابل دسترس و خوانا، ارائه بهترين درمان و مراقبت ممكن نخواهد بود. لذا رسالت واحد مدیریت اطلاعات سلامت بیمارستان امام خمینی(ره) شهرستان مهاباد:"كمك به افزايش كيفيت درمان و مراقبت از طريق افزايش كيفيت مستندات پزشكي و مديريت اطلاعات " می باشد.

 معرفي واحد:

امروزه درمان بيماران يك فرايند تيمي است و مدارك پزشكي ارتباط دهنده اعضاي كادر درمان به يكديگر است. در چنين محيطي لازمه ارائه مراقبت پزشكي با كيفيت و اثر بخش، داشتن مدارك پزشكي با كيفيت و كامل مي باشد. علاوه بر هدف اصلي جمع آوري مدارك پزشكي بيماران، كه همانا ارائه درمان و مراقبت به بيماران مي باشد مدارك پزشكي كاربردهاي فراوان ديگري نيز دارند از قبيل: رفع نيازهاي مراجع قضايي و قانوني، رفع نيازهاي شركتهاي بيمه خصوصا جهت بازپرداخت هزينه ها، برآوردن اهداف آموزشي و تحقيقاتي، جهت پيگيري هاي درماني و غيره.

واحد مدیریت اطلاعات سلامت، شامل چهار قسمت به شرح زیر است:

1-    واحد آمار

2-    واحد کدگذاری

3-    واحد پذیرش

4-    واحد بایگانی

که در راستاي مديريت اسناد ومدارك پزشكي بيماران وظايف متعددي را به عهده دارد و مديريت، برنامه ريزي، توسعه و اجراي اموري از قبيل پذيرش و تشكيل پرونده بيماران- نظارت بر تكميل مستندات – تحويل گرفتن پرونده بيماران ترخيصي- مرتب سازي اوراق پرونده - رفع نقايص اطلاعاتي پرونده- كد ذاري بيماريها و اعمال جراحي مطابق با كتب طبقه بندي بين المللي، ارسال اطلاعات به سامانه سپاس و رفع خطاهای مربوطه، بايگاني ايمن و بازيابي سريع پرونده ها- پاسخگويي به ارباب رجوع – تهيه آمارهاي مختلف كلينيكي و پاراكلينيكي مركز و گزارش دهي آنها به مراجع ذي صلاح – هماهنگي با ساير قسمتهاي بيمارستان و ... را به عهده دارد.

روش اجرایی و شرح اقدامات واحدها

·        واحد پذیرش

پذیرش بیمار بستری غیر اورژانسی (الکتیو):

بيمار به واحدپذيرش مراجعه نموده و پس از ارائه برگ دستور بستري صادر شده از سوي پزشك و دفترچه بيمه، پس از استعلام از بخش جهت اطلاع از وجود تخت خالي و هماهنگي هاي لازم، بيمارجهت بخش مورد نظر با ثبت مشخصات کامل از وی و همراه در سیستم HIS (رایانه) و تشکیل پرونده، پذيرش مي گردد و درصورتيكه در بخش مربوط به خود تخت خالي موجود نباشد، بنابر شرايط و با هماهنگی دفتر پرستاری یا در بخش ديگري بستري مي گردد و یا با پزشک مربوطه هماهنگی لازم جهت تعیین تکلیف، انجام می شود.

 پذيرش بیمار بستری اورژانسی:

بيماردر بدو ورود به اورژانس،  به اتاق ترياژ مراجعه نموده وپس ازمعاینه واقدامات اولیه در اورژانس، در صورت نياز به بستری و تشكيل پرونده با در دست داشتن دستور بستری از پزشک اورژانس به قسمت  پذيرش هدايت مي شود. متصدي پذيرش پس از ثبت مشخصات كامل واخذ اثرانگشت از وي یا همراه وی، بيمار را جهت مراجعه مجدد به واحد اورژانس راهنمایی نموده تا مقدمات انتقال به بخش بستری در آنجا انجام گیرد.

·        واحد بایگانی                                                                                                                                            پس از مستند سازي اوراق پرونده در بخشهاي درماني و تنظيم آن توسط منشي هاي بخش و محاسبه مالي در واحد حسابداري و بيمه، پرونده تحويل واحد مدیریت اطلاعات سلامت مي گردد كه پس از كنترل كمي و كيفي آن، چنانچه پرونده داراي نقايصي باشد، پرونده به منشي مربوطه تحويل تا پس ازرفع نقايص، مجددا تحويل مدیریت اطلاعات سلامت گردد  و سپس اوراق پرونده ها مطابق ترتیب استاندارد ،مرتب شده و به واحد كد گذاري تحويل مي گردد. در این قسمت پس از کدگذاری تشخیصی و اقدامات درمانی انجام شده، کد های اختصاص یافته در کامپیوتر ( HIS) ثبت می گردند سپس در پوشه مخصوص پرونده ها گذاشته می شود و در مرحله آخر به بایگانی منتقل شده و براساس شماره پرونده هر یک درجای خود قرار داده می شوند.

پرونده هایی که نیاز به بررسی در کمیته های بیمارستانی دارند در صورت نیاز در واحد بایگانی اسکن و تبدیل به فرمت الکترونیکی می شوند.  

برگه هاي پاتولوژي به صورت هفتگي و با ارائه رسيد از واحد آزمايشگاه تحويل واحد مدیریت اطلاعات سلامت گرديده و به پرونده هاي  مربوطه پیوست می شود.

توضيحات تكميلي:
در صورتي كه مراكز قانوني، بيمه، نظام وظيفه، پزشك و سایر مراجع مجاز، نياز به تصوير اوراق پرونده داشته باشند با ارائه نامه از مراكز فوق، تصوير پرونده ممهور به مهر برابر اصل گرديده و تحويل مي گردد. لازم به ذكراست اصل اوراق پرونده تنها در موارد خاص و در ازاي درخواست كتبي با رعایت دستورالعمل های مربوطه،  به دادگاه و شعب پزشکی قانونی تسليم مي شود.

·        واحد كدگذاري
پس از تحويل پرونده از واحد مدیریت اطلاعات سلامت، پرونده بر اساس تشخيص نهايي و اعمال جراحي و اقدامات درماني انجام گرفته و نيز علل خارجي با استفاده از كتاب طبقه بندي  بين المللي بيماريها ( ICD10) و ICD9 cm كدگذاري مي گردد.

مراحل کار به صورت زیر انجام می گیرد:

1- کدگذاری پرونده ها بر اساس کتب طبقه بندی بین المللی بیماریها ICD10 و ICD9 cm .

2- پرونده هاي كدگذاري شده در HIS ثبت مي گردد.
2- پس از انجام مراحل فوق پرونده ها در محل خود بایگانی مي شوند.
3- آمارهاي درخواستي بيماريها  در صورت نياز تهيه  مي گردد.
4- آمار بیماریها و جراحی های شایع در بازه های زمانی مشخص( ماهیانه، فصلی و سالیانه) استخراج می گردد.

5- پرونده های کدگذاری شده به سامانه سپاس ارسال می گردند.

·        واحد آمار
1- آمارهاي روزانه: درابتداي هرصبح كليه اطلاعات آماري بخشهاي بستری روز قبل بخش های بستری، طي فرمهاي مخصوص آمار روزانه جمع آوري ميگردد.  كليه اطلاعات آماري اخذ شده مورد بررسی قرار گرفته  و چنانچه نقص و يا كمبودي در آنها مشاهده گردد پيگيريهاي لازم جهت رفع آنها انجام مي پذيرد سپس نتايج نهايي درفرمهاي آمارماهیانه در فایل اکسل ثبت مي شوند.       

  2-  آمارهاي ماهيانه: اطلاعات آماري روزانه در پايان ماه محاسبه و جمع بندي گرديده  و در فرمهاي آماري ماهيانه (نرم افزار excel ) ثبت و به مراكز درخواست كننده ارسال مي گردد.                                                                                                        3- آمار های دوره ای: آمارهای فصلی، شش ماهه وسالیانه محاسبه و در اختیار ریاست بیمارستان، مدیریت و دفتر پرستاری قرار می گیرد.

4-    محاسبه شاخص های عملکردی متعدد بیمارستان و ارائه به تیم مدیریت بیمارستان
موارد آماری:

1-    آمار تعداد بیماران بستری در بخشها

2-    آمار مراجعین به اورژانس به تفکیک اورژانسی و سرپایی

3-    برگه های فوت اتفاق افتاده در اورژانس و بخشهای بستری

4-    آمار فعالیت ماهیانه بخشهای پاراکلنیکی (آزمایشگاه –پاتولوژی- سی تی اسکن–رادیولوژی-سونوگرافی-اکوکاردیوگرافی و ...)

5-    آمار فعالیت ماهیانه واحدهای فیزیوتراپی، دیالیز، شیمی درمانی، واکسیناسیون، تالاسمی، هموفیلی و آندوسکوپی

6-    آمار فعالیت درمانگاه تخصصی به تفکیک هر تخصص

7-    ثبت آمار فعالیت پزشکان متخصص در سامانه آواب

8-    آمار اقدام به خودکشی مراجعه شده به اورژانس بصورت ماهیانه

9-    آمار تعداد مراجعین تصادفات و حوادث خانگی بصورت ماهیانه

10-   آمار تعداد مراجعین بستری به تفکیک بیمه ها

11-   آمار فعالیت اتاق عمل و زایمان

12-   آمار فعالیت واحد مددکاری

- پاسخگويي به مکاتبات و نيازهاي آمار به  مراكز درخواست كننده مجاز، از وظايف اين واحد به شمار مي رود.

مسئول واحد: کردستان قاسمی

تلفن مستقیم واحد مدیریت اطلاعات سلامت: 04442247749

داخلی مسئول واحد: 405

داخلی واحد پذیرش: 243

داخلی واحد آمار و بایگانی: 232